Estás frente a la pantalla de tu computadora, a punto de pagar cientos de dólares a una agencia como WES o SpanTran. Tienes tu tarjeta de crédito en la mano, pero te detienes en una pregunta crítica que aparece en el formulario: “¿Qué tipo de reporte desea solicitar?”. Las opciones suelen ser dos: una evaluación course by course (curso por curso) o una evaluación document-by-document (documento por documento).
La diferencia de precio entre ambas puede ser de más de $100 USD. Tu instinto de ahorro te dice que elijas la más barata. Tu miedo a equivocarte te dice que elijas la más cara “por si acaso”.
Elegir mal en este paso es uno de los errores más costosos en el proceso de migración académica o laboral. Si compras el reporte sencillo cuando la universidad exigía el detallado, habrás tirado tu dinero y perdido semanas valiosas. Si compras el detallado cuando solo necesitabas el básico para una visa de trabajo, habrás gastado de más innecesariamente.
En este artículo, vamos a despejar la duda definitivamente. Aprenderás exactamente qué incluye cada informe, las diferencias técnicas reales y, lo más importante, cuál debes comprar según si eres docente, ingeniero, enfermero o estudiante.
Antes de profundizar, recuerda que este tema es parte de un ecosistema más grande. Si aún no tienes claro qué agencia elegir, te recomendamos leer primero nuestra Evaluación de credenciales para EE. UU.: Guía WES, NACES y AICE, donde explicamos el panorama general de las agencias acreditadas.
Qué vas a encontrar en este artículo
Qué es una evaluación Document by Document
La evaluación document-by-document (a veces llamada “General Evaluation” o “Degree Equivalency”) es el reporte más básico que ofrecen las agencias de evaluación de credenciales.
Su función es simple y binaria: validar la existencia de tu título. Este informe toma tu diploma universitario de México, Colombia, Argentina o España y le dice al lector estadounidense: “Este documento es auténtico y equivale a un Bachelor’s Degree de cuatro años en los Estados Unidos”.
¿Qué incluye exactamente este reporte?
Un informe documento por documento es breve. Por lo general, solo verás una página que contiene:
Nombre de la institución que otorgó el título.
Nombre del título obtenido en el idioma original y su traducción.
Año de graduación.
La equivalencia estadounidense: La frase clave que dice “U.S. Equivalency: Bachelor’s Degree”, “Master’s Degree”, etc.
No verás una lista de materias, ni calificaciones, ni créditos. Es una foto panorámica de tu educación, no una radiografía.
Ventajas de la evaluación document‑by‑document
Menor Costo: Suele ser entre $50 y $100 dólares más económica que la evaluación course by course.
Rapidez: Al no requerir que el evaluador analice cada materia individualmente, el tiempo de procesamiento suele ser más corto.
Requisitos más simples: En muchos casos (dependiendo de la agencia), solo necesitas enviar el diploma final y quizás el certificado de notas para verificar fechas, pero el análisis no será tan exhaustivo sobre el contenido de las asignaturas.
Cuándo suele utilizarse
Este tipo de evaluación es ideal para escenarios donde el detalle académico no importa, sino el estatus profesional.
Empleo no regulado: Una empresa privada que quiere contratarte como gerente de marketing y solo necesita verificar que tienes título universitario.
Inmigración (USCIS): Para ciertas visas de trabajo (como la H-1B), a menudo basta con demostrar que tienes el equivalente a un grado universitario de EE. UU.
Ingreso a primer año de universidad (Freshman): Si vas a entrar a la universidad desde cero y no planeas transferir materias de tu país, algunas instituciones aceptan este reporte básico.
Qué es una evaluación Course‑by‑Course
Aquí entramos en el terreno de la precisión. Una evaluación course by course (curso por curso) es un análisis exhaustivo y granular de tu historia académica. Es el estándar de oro para la educación superior y las licencias profesionales en Estados Unidos.
A diferencia del reporte general, este informe no se limita a decir “tiene un título”. El evaluador toma tu certificado de notas (transcripts/analítico), lee cada asignatura que cursaste, analiza cuántas horas duró y qué nota obtuviste. Luego, convierte toda esa información al sistema estadounidense.
Elementos clave de este reporte
Cuando recibas tu evaluación course by course, verás varias páginas que incluyen:
Listado de asignaturas: Cada materia (Matemáticas I, Pedagogía General, Anatomía) listada en inglés.
Conversión de notas: Tu calificación de 8/10 o 15/20 convertida a la escala de letras de EE. UU. (A, B, C, D, F).
Créditos Semestrales (Semester Credits): La conversión de tus horas de clase a “créditos” de EE. UU. Esto es vital para saber el peso de cada materia.
Cálculo del GPA: El Grade Point Average (Promedio de Calificaciones) acumulado en una escala de 0 a 4.0. Este número es tu tarjeta de presentación académica.
Ventajas de la evaluación course‑by‑course
Transparencia total: Permite a las universidades ver exactamente qué sabes. Si estudiaste ingeniería, pueden ver si tomaste “Termodinámica II” y qué nota sacaste.
Transferencia de créditos: Es la única forma de que una universidad te reconozca materias aprobadas en tu país para que no tengas que volver a cursarlas en EE. UU.
Indispensable para licencias: Las juntas de enfermería, contabilidad o docencia necesitan contar tus horas de práctica y teoría para otorgarte una licencia estatal.
Limitaciones
Costo: Es el servicio más caro (entre $160 y $260 USD o más).
Exigencia documental: Requiere certificados de notas oficiales, a veces programas de estudio (syllabus) y traducciones muy precisas. Cualquier error en los documentos puede paralizar el proceso.
Comparación directa: Course‑by‑Course vs Document‑by‑Document
Para facilitar tu decisión, hemos creado esta tabla comparativa. Si tienes dudas, revisa esta lista antes de sacar la tarjeta de crédito.
Ventajas y desventajas según tu perfil
Si eres estudiante: La evaluación course by course es casi obligatoria si buscas una maestría o un doctorado. Las oficinas de admisión necesitan tu GPA para compararte con otros candidatos. Si envías un reporte documento por documento, lo más probable es que te rechacen la solicitud o te pidan pagar una actualización (upgrade), lo que te costará más dinero y tiempo.
Si eres profesional buscando empleo: Aquí hay un matiz. Si eres un administrador de empresas o un experto en marketing y la empresa solo quiere saber si fuiste a la universidad, el reporte documento por documento es suficiente y te ahorra dinero. Pero si tu profesión requiere una licencia del estado (médico, abogado, ingeniero civil, maestro), el empleador no tiene la última palabra; la tiene la Junta (Board) del estado, y ellos casi siempre exigen el reporte detallado.
Cómo saber cuál necesitas: Marco de decisión práctico
No adivines. Sigue este proceso lógico de tres pasos para determinar qué tipo de evaluación comprar.
Paso 1: Pregunta a la fuente (La regla de oro)
Antes de entrar a la web de WES o ECE, ve a la web de la institución que recibirá el informe.
Universidades: Busca la sección “International Admissions”. Allí suelen especificar: “We require a course-by-course evaluation including GPA”.
Licencias Estatales: Busca la web del “Board” de tu profesión en el estado destino (ej. “Florida Board of Nursing”). Sus guías de solicitud son muy específicas.
Si la información es ambigua, envía un correo electrónico al departamento de admisiones o recursos humanos. Pregunta textualmente: “Do you require a general document-by-document evaluation or a comprehensive course-by-course evaluation with GPA calculation?”.
Paso 2: Define tu objetivo principal
Usa este esquema rápido de decisión:
¿Quieres que te reconozcan materias para no volver a cursarlas? → Necesitas Course-by-Course.
¿Vas a aplicar a una beca basada en mérito académico? → Necesitas Course-by-Course (para mostrar tu GPA).
¿Necesitas sacar una licencia profesional (Licencia de Maestro, CPA, Enfermería)? → Necesitas Course-by-Course.
¿Es solo para tramitar una visa H-1B o TN (NAFTA)? → Usualmente basta con Document-by-Document (verifica con tu abogado de inmigración).
¿Es para un empleo corporativo que no pide licencia? → Usualmente basta con Document-by-Document.
Paso 3: Presupuesto y tiempo
Si estás muy ajustado de dinero y tu receptor acepta ambos, el reporte documento por documento alivia el bolsillo. Sin embargo, ten cuidado: si en el futuro decides estudiar un posgrado, tendrás que pagar una “actualización” a course-by-course. A la larga, pagar el detallado desde el principio puede ser una inversión más inteligente si tienes planes académicos futuros.
Cómo encajan WES, NACES y AICE en esta decisión
No todas las agencias llaman a estos productos de la misma manera. Esto genera confusión. Aquí te explicamos cómo buscarlo en las agencias más populares.
World Education Services (WES)
WES es muy claro. En su proceso de solicitud te preguntará el propósito.
Si eliges “Education”, por defecto te recomendará el Course-by-Course.
Si eliges “Employment”, te ofrecerá el Document-by-Document.
Consejo: Incluso si es para empleo, si crees que tu promedio de notas es impresionante y ayuda a vender tu perfil, considera pagar el Course-by-Course para que el empleador vea tu GPA alto.
Otras Agencias NACES (SpanTran, ECE, Josef Silny)
ECE (Educational Credential Evaluators): Llama al reporte básico “General” y al detallado “Course-by-Course”.
SpanTran: Tiene nombres específicos como “Divisional Course Analysis” para enfermería o “Teacher Certification” para docentes.
Recuerda que WES y las agencias de NACES son organizaciones privadas. Aunque el producto se llame igual, la metodología para calcular el GPA puede variar ligeramente entre una y otra. Algunas son más estrictas con las notas reprobadas y otras son más benévolas.
Requisitos de documentos según el tipo de evaluación
La diferencia no es solo el precio, sino lo que tienes que buscar en el cajón de los recuerdos o pedir a tu universidad.
Para Document‑by‑Document
Generalmente, la carga burocrática es menor. Necesitarás:
Copia legible de tu Título / Diploma de grado (donde dice “Licenciado en…”).
Traducción oficial del título.
Algunas agencias piden el certificado de notas solo para verificar que realmente te graduaste, pero no lo traducirán entero.
Para Course‑by‑Course
Aquí la exigencia es máxima. Prepárate para conseguir:
Transcripts Oficiales (Certificado Analítico): Debe listar todas las materias, créditos/horas y notas.
Envío Seguro: La mayoría de las agencias exige que este documento venga en un sobre sellado por la universidad o sea enviado digitalmente a través de canales seguros. Si envías una fotocopia simple que tienes en casa, te la rechazarán.
Traducciones Completas: Cada palabra del certificado de notas debe ser traducida. Si cursaste 40 materias, las 40 deben aparecer en la traducción. Esto aumenta el costo de los traductores jurados.
Errores frecuentes al elegir el tipo de evaluación
Hemos visto a muchos profesionales latinos cometer estos deslices. Evítalos.
1. “Lo barato sale caro”
Compras la evaluación documento por documento para ahorrar $80 dólares. La envías a la universidad. A la semana recibes un email: “Su evaluación está incompleta, falta el desglose de créditos”. Tienes que volver a WES, solicitar un upgrade, pagar la diferencia (más tasas administrativas extra) y esperar otros 15 días. Resultado: gastaste más y perdiste un mes.
2. Subestimar el tiempo de los Transcripts
Para una evaluación course by course, dependes 100% de que tu universidad de origen envíe los papeles. Si tu universidad en Venezuela, Argentina o México tarda 3 meses en emitir un analítico y enviarlo, tu proceso se detiene. Para una evaluación documento por documento, a veces aceptan que tú lleves el diploma original a sus oficinas (si estás en la ciudad de la agencia) o envíes copias verificables, lo cual puede ser más rápido en emergencias.
Checklist rápido antes de pagar
[ ] ¿He leído los requisitos de admisión en la web de la universidad/empleador?
[ ] ¿Tengo mis certificados de notas completos con horas y notas?
[ ] ¿Necesito que calculen mi GPA?
[ ] ¿Mi presupuesto permite cubrir la diferencia si el reporte detallado es opcional pero recomendado?
Casos prácticos latinos: Qué tipo de evaluación necesita cada perfil
Para que lo veas en acción, analicemos tres perfiles típicos de nuestra comunidad.
Caso 1: La maestra que quiere enseñar en Texas
Perfil: María, profesora de primaria en México.
Objetivo: Obtener la certificación docente en Texas.
Necesidad: El Departamento de Educación de Texas necesita verificar que María cursó materias específicas de pedagogía y lectura.
Decisión: Course-by-Course. Un reporte general no sirve porque no muestra el contenido de su formación.
Caso 2: El ingeniero que busca visa H-1B
Perfil: Carlos, ingeniero de sistemas en Colombia.
Objetivo: Una empresa de software en California le ofrece trabajo y patrocina su visa.
Necesidad: Inmigración (USCIS) requiere prueba de que Carlos tiene un “Bachelor’s Degree” en una especialidad relevante.
Decisión: Usualmente Document-by-Document. A USCIS le interesa el nivel del título, no cuánto sacó en la materia de “Ética 1”.
Caso 3: La enfermera que quiere presentar el NCLEX
Perfil: Lucía, licenciada en enfermería de Argentina.
Objetivo: Validar su título para trabajar en un hospital de Florida.
Necesidad: La junta de enfermería debe contar sus horas de prácticas clínicas y teoría quirúrgica.
Decisión: Course-by-Course (y a menudo a través de una agencia específica como CGFNS o Josef Silny, no siempre WES estándar).
No existe una evaluación “mejor” que la otra; existe la evaluación correcta para tu objetivo.
La evaluación course by course es la herramienta de precisión para el mundo académico y las licencias profesionales. Es tu pasaporte si quieres que valoren cada hora de estudio que invertiste en tu país. Por otro lado, la evaluación document-by-document es tu aliada práctica y económica para trámites de empleo general e inmigración básica.
No dejes que la prisa decida por ti. Tómate diez minutos para revisar la web de la institución a la que aplicas. Esos diez minutos pueden ahorrarte cientos de dólares y semanas de ansiedad. Si ya estás listo para dar el siguiente paso, verifica qué agencias aceptan tu universidad y comienza a recopilar tus notas hoy mismo.
Glosario
Course-by-Course Evaluation: Informe detallado que analiza cada asignatura, créditos y calificaciones.
Document-by-Document Evaluation: Informe general que determina la equivalencia del título (grado) sin detalles de materias.
GPA (Grade Point Average): Promedio de calificaciones acumulado, calculado típicamente en una escala de 0.0 a 4.0.
Freshman: Estudiante de primer año de universidad.
Transfer Student: Estudiante que ingresa a la universidad con créditos aprobados de otra institución.
Syllabus: Programa detallado de una materia (contenido, bibliografía, objetivos). A veces requerido para evaluaciones course-by-course complejas.
Upgrade: Proceso de pagar a la agencia para convertir un reporte documento por documento en uno curso por curso.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Puedo pedir una evaluación documento por documento y luego pedir el detalle? Sí, la mayoría de las agencias como WES y ECE permiten hacer un “upgrade”. Sin embargo, ten en cuenta que te cobrarán la diferencia de precio y una tarifa de procesamiento adicional. Además, tendrás que enviar los documentos detallados (transcripts) que no enviaste la primera vez.
¿El reporte course-by-course incluye el título o solo las notas? Incluye ambos. El reporte curso por curso es el más completo; contiene la equivalencia del título (lo que trae el reporte básico) MÁS el desglose de materias y GPA. Es un “todo en uno”.
¿Por qué mi GPA salió más bajo en la evaluación de lo que esperaba? Las agencias utilizan fórmulas estrictas para convertir notas. Por ejemplo, en algunos sistemas latinos un 6/10 es aprobado, pero para una agencia de EE. UU. podría equivaler a una “C” o “D” (2.0 o 1.0 GPA), lo cual baja tu promedio.
Si soy médico, ¿qué evaluación necesito? Los médicos que quieren ejercer (hacer la residencia) generalmente no usan WES o NACES para su título de medicina inicial; deben pasar por el proceso de la ECFMG (Educational Commission for Foreign Medical Graduates). Sin embargo, si un médico quiere hacer una maestría en Salud Pública (MPH) en una universidad, ahí sí necesitará una evaluación course-by-course de su título de médico.
Bibliografía
Guía de Admisión a Universidades de EE. UU. para Estudiantes Internacionales. Autor: The College Board. Información oficial sobre requisitos de GPA y evaluaciones.
Evaluación de Credenciales Extranjeras: Manual Práctico. Autor: AACRAO. Referencia técnica sobre cómo las instituciones interpretan los reportes course-by-course.
Cómo Conseguir Trabajo en Estados Unidos con Título Extranjero. Autor: Dan Beaudry. Estrategias de empleo que explican cuándo es necesario validar el título.
Enfermería en EE. UU.: Guía para Enfermeros Extranjeros. Autor: Varios. Detalla la importancia del reporte detallado para el NCLEX.