El camino hacia la validación de un título extranjero en Estados Unidos está pavimentado con burocracia, y uno de los obstáculos más confusos para los profesionales latinoamericanos es el idioma. Cuando envías tus documentos a evaluar, no basta con que estén en inglés; deben cumplir con estándares legales y académicos muy específicos. Un error aquí no solo cuesta dinero, sino meses de espera.
En esta guía desglosaremos exactamente qué son las traducciones certificadas para WES y para las agencias miembros de NACES, diferenciando mitos de realidades y explicándote paso a paso cómo preparar tus papeles para evitar el temido sello de “rechazado”.
Qué vas a encontrar en este artículo
por qué tu traducción “del barrio” puede arruinar una evaluación
Imagina que has pasado semanas recopilando tus notas, has pagado las tasas internacionales y envías todo a Estados Unidos. Semanas después, recibes una notificación: tu proceso se ha detenido porque la traducción no es válida. ¿La razón? Quizás la hizo tu primo que sabe inglés, o un profesor de tu academia local que, aunque experto en el idioma, no es un traductor profesional certificado bajo los estándares que exige la industria de evaluación de credenciales.
Para instituciones como WES (World Education Services) o cualquier agencia perteneciente a NACES (National Association of Credential Evaluation Services), la traducción es un documento legal. No se trata solo de entender qué dicen las materias, sino de garantizar la integridad de la información.
Una traducción informal, por muy precisa que sea lingüísticamente, carece de la cadena de responsabilidad legal que estas agencias necesitan. Si estás planeando estudiar en Estados Unidos siendo extranjero o validar tu carrera para trabajar, entender la diferencia entre “traducir” y “certificar una traducción” es la primera lección que debes aprender.
Conceptos clave: traducción jurada vs traducción certificada en el contexto USA
Aquí radica la mayor confusión para los hispanohablantes. En nuestros países (México, Argentina, Colombia, España, etc.), estamos acostumbrados a la figura del “Traductor Público” o “Traductor Jurado”, un profesional con sello registrado en un colegio oficial y cuya firma tiene fe pública ante el Estado.
En Estados Unidos, el sistema es diferente. No existe una “fe pública” centralizada de la misma manera. Allí se habla de Certified Translation (Traducción Certificada).
¿Qué es una Traducción Certificada en EE. UU.?
No es necesariamente una traducción hecha por alguien con un título específico del gobierno, sino una traducción acompañada de una declaración formal (affidavit o Certification Statement) firmada por el traductor o la empresa de traducción, donde atestiguan que:
Son competentes en ambos idiomas.
La traducción es completa y precisa.
Asumen la responsabilidad por la veracidad del contenido traducido.
La convergencia de ambos mundos
Para tu tranquilidad, una traducción hecha por un Traductor Público de tu país suele ser aceptada como “Certified Translation” en EE. UU., siempre y cuando el traductor incluya el párrafo de certificación en inglés y firme acorde a las normas internacionales. Lo que nunca se acepta es una traducción simple sin firma responsable o hecha por el propio interesado, por muy bien que hable inglés.
Qué exige WES específicamente para traducciones
World Education Services (WES) es la agencia más grande y utilizada, y por ende, la que marca el estándar. Si vas a realizar una evaluación de credenciales para EE. UU. con ellos, sus reglas son sagradas.
WES establece que si tus documentos no están en inglés (y en algunos casos no aceptan traducciones al francés a menos que sea para Canadá), debes enviar una traducción precisa.
Los 3 pilares de WES para aceptar una traducción
Literalidad absoluta: No se permite “interpretar” ni “mejorar” el texto. Si tu materia dice “Matemáticas I”, se traduce como “Mathematics I”. No se debe convertir las notas al sistema americano (eso lo hace WES, no el traductor).
Traductor Profesional: WES exige que la traducción sea realizada por un traductor profesional o una agencia de traducción reconocida. No aceptan traducciones hechas por el solicitante, incluso si eres traductor de profesión. Hay un conflicto de interés evidente.
Formato espejo: La traducción debe parecerse visualmente al original tanto como sea posible para facilitar el cotejo.
Requisitos técnicos de las traducciones para WES
Para que las traducciones certificadas para WES pasen el filtro, deben incluir:
Encabezado claro: Que indique que es una traducción del español al inglés.
Traducción de elementos no textuales: Los sellos, firmas, logotipos, marcas de agua y texto en los márgenes deben ser descritos. Ejemplo: [Stamp: University of Buenos Aires – Faculty of Law].
Legibilidad: Si envías un archivo digital, debe ser un PDF claro, sin sombras oscuras que tapen el texto.
Certificación: El documento final debe llevar la firma y los datos de contacto del traductor.
Cómo se entregan las traducciones a WES
Históricamente, WES pedía todo en papel. Hoy, el proceso se ha modernizado.
Vía plataforma digital: Si tu universidad envía los documentos originales de forma electrónica, a veces tú puedes subir las traducciones a través de tu cuenta de “My Account” en WES.
Vía postal: Si envías documentos físicos, la traducción no necesita ir dentro del sobre sellado de la universidad (aunque es ideal si la universidad lo permite). Puedes enviar las traducciones en un sobre aparte o junto con el sobre sellado de los originales. Nunca metas las traducciones dentro del sobre sellado tú mismo abriéndolo previamente.
Qué exigen en general las agencias miembro de NACES y quienes trabajan con ellas
Aunque WES es la más famosa, existen muchas otras agencias de evaluación de credenciales pertenecientes a NACES (como ECE, SpanTran, Josef Silny). Cada una tiene su manual, pero comparten un estándar de calidad.
La norma general de NACES se alinea con lo que piden las universidades americanas: Traducción palabra por palabra (Word-for-Word).
¿Qué significa “Word-for-Word”?
Significa que el traductor no puede resumir.
Si el certificado de notas tiene una leyenda al dorso sobre la escala de calificaciones, debe traducirse.
Si hay una firma ilegible, se pone [Illegible Signature].
Si hay un espacio en blanco en el original, no se debe rellenar en la traducción.
Ejemplos de lo que se espera para NACES (diplomas y transcripts)
Cuando envías tu título (diploma) y tus notas (transcripts):
Nombres propios: Deben coincidir con tu pasaporte y con el documento original.
Nombres de materias: Se traducen, pero a veces se deja el nombre original entre paréntesis si es muy específico de la cultura local, para ayudar al evaluador.
Títulos de grado: Un error común es traducir “Licenciado” como “Bachelor”. Muchos traductores prefieren dejar “Licenciado” y poner una nota explicativa o Licentiate, ya que decir Bachelor es realizar una evaluación (equiparación), y eso es trabajo de la agencia, no del traductor.
Elementos indispensables de una traducción jurada/certificada aceptable
Para que tu inversión en traducción sea segura, verifica que el documento final que te entreguen contenga estos elementos. Si falta alguno, estás en riesgo de rechazo.
Lista de verificación del documento traducido
Identificación del documento: Título claro (ej. “Translation of Academic Transcript”).
Cuerpo de la traducción: Todo el texto visible en el original.
Formato visual: Tablas, columnas y disposición similar al original.
Referencias a sellos: [Round Seal of the Ministry of Education].
5.1 El “Certificate of Accuracy” y qué debe contener
Este es el corazón de la validez legal en EE. UU. Es una página (generalmente la portada o el final) o un pie de página en cada hoja, que dice algo así:
“I, [Nombre del Traductor], certify that I am fluent in the English and Spanish languages and that the attached document is a true, complete, and accurate translation of the document provided entitled [Nombre del Documento].”
Debajo de esta declaración debe aparecer:
Firma del traductor.
Nombre impreso.
Dirección y teléfono/email de contacto.
Fecha de la traducción.
Si es un traductor certificado por la ATA (American Translators Association) o un colegio local, su número de miembro y sello.
Cómo elegir traductor o agencia adecuada si vienes de Latinoamérica
No necesitas contratar a una agencia en Nueva York que te cobre 100 dólares por página. Puedes usar servicios locales si saben lo que hacen.
Criterios para contratar un traductor
Experiencia comprobable: Pregunta directamente: “¿Has hecho traducciones para WES o ECE antes?”. Si dudan, busca otro.
Formato de entrega: Asegúrate de que te entreguen un PDF de alta calidad y, si es necesario, copias físicas firmadas en tinta azul (para diferenciar del original).
Garantía de aceptación: Las buenas agencias te ofrecen corregir el documento gratis si es rechazado por cuestiones de formato.
6.1 ¿Conviene usar traductores jurados de tu país?
Sí, es una opción excelente y suele ser más económica que contratar en EE. UU.
Ventaja: Entienden la terminología de tu sistema educativo (o del país que sea).
Requisito: Pídeles explícitamente que el formato de la certificación (la leyenda final) esté en inglés y cumpla con los requisitos de “Certificate of Accuracy” de EE. UU. Muchos traductores públicos ya tienen modelos bilingües para esto.
Cómo preparar tus documentos para una traducción aceptable (paso a paso)
El proceso de traducción comienza antes de contactar al traductor. Una mala copia del original resulta en una mala traducción.
Paso 1: Escaneo de alta resolución Escanea tus documentos originales a color, en 300 DPI. Asegúrate de que no haya bordes cortados. Si el documento tiene información al dorso (muy común en certificados de notas con escalas de calificación o sellos de legalización), escanea también el reverso.
Paso 2: Organización Nombra los archivos claramente: Apellido_Nombre_Transcript.pdf. No envíes fotos de celular tomadas en ángulo; eso se ve poco profesional y dificulta la lectura.
Paso 3: Envío al traductor Al enviar los archivos, aclara los nombres propios. A veces las firmas son ilegibles y el traductor no puede adivinar el nombre del Rector. Si lo sabes, facilítalo.
Qué revisar antes de aceptar la traducción
Cuando el traductor te envíe el borrador (draft), no lo apruebes sin leer. Revisa:
Fechas: El formato de fecha en EE. UU. es Mes/Día/Año. En LatAm es Día/Mes/Año. Asegúrate de que no haya confusiones (ej. 10/02 puede ser octubre o febrero según quien lo lea). Lo ideal es que el traductor escriba el mes con letras (October 2, 2023) para evitar ambigüedades.
Calificaciones: Que un 10 no se haya convertido en un 1.0 por error de tipeo.
Tus datos: Que tu nombre esté escrito exactamente como en tu pasaporte.
Envío de traducciones a WES y agencias: sobre sellado y canales digitales
Una vez tienes tus traducciones certificadas para WES, ¿cómo las haces llegar? Esto depende de cómo estés enviando tus documentos académicos.
Escenario A: Envío digital (Academic Records Request)
Si tu universidad tiene portal electrónico y envía los originales digitalmente, tú usualmente puedes subir la traducción en PDF a tu perfil de WES. El sistema vincula ambos documentos.
Escenario B: Envío postal (El método tradicional)
Este es el más delicado. Debes coordinar dos piezas:
El sobre sellado de la universidad: Contiene los originales en español. Tú no lo tocas ni lo abres.
La traducción: Va fuera de ese sobre.
Puedes meter el “sobre sellado de la universidad” + “las traducciones sueltas (o en sobre del traductor)” dentro de un tercer sobre grande de envío (DHL/FedEx). De esta forma, cuando WES abre el paquete grande, encuentra la traducción (para leerla) y el sobre sellado (para verificar autenticidad).
Importante: Consulta nuestra guía sobre cómo enviar transcripts sellados a USA para dominar la técnica del doble sobre y no cometer errores de novato.
Errores frecuentes con traducciones que causan rechazos o retrasos
Hemos visto muchos casos de errores que retrasan tu evaluación en WES. En el apartado de traducciones, los más comunes son:
Traducir solo las materias aprobadas: Error grave. El transcript debe ser traducido en su totalidad, incluyendo reprobados o cursos abandonados. La omisión se considera falsificación.
No traducir los sellos de legalización: Si tu título tiene sellos del Ministerio de Educación o apostilla y legalización, el texto de esos sellos también debe ser traducido.
Falta de firma del traductor: Un documento en Word impreso sin firma manuscrita o digital válida no sirve.
Traducciones “resumidas”: Enviar un documento que diga “Certifico que Juan aprobó todas las materias de Ingeniería” en lugar de la lista de materias. Eso no es un transcript, es una constancia, y no sirve para una evaluación course-by-course.
9.1 Cómo estos errores impactan en el tiempo y el costo
Cada vez que WES rechaza un documento, te envía una notificación y tu estatus cambia a “On Hold”. Debes subsanar el error y volver a enviar. Esto reinicia el reloj de los costo y tiempo de evaluación de credenciales, pudiendo duplicar el tiempo de espera y obligarte a pagar nuevos envíos internacionales.
La traducción de tus documentos académicos no es un simple trámite administrativo; es la lente a través de la cual las instituciones estadounidenses verán tu esfuerzo de años. Una traducción nítida, profesional y ajustada a los estándares de WES y NACES transmite seriedad y facilita el trabajo del evaluador.
No intentes ahorrar unos dólares pidiendo el favor a un amigo. Invierte en una traducción certificada correcta. Verifica cada número, cada fecha y asegúrate de que el traductor firme su declaración de exactitud. Al final, tener tus papeles en orden es el primer paso exitoso para validar un título docente en Estados Unidos o acceder a esa maestría que sueñas.
Glosario
Certified Translation (Traducción Certificada): Traducción acompañada de una declaración firmada que atestigua la precisión y completitud del documento, realizada por una persona competente.
Word-for-Word (Palabra por palabra): Estándar de traducción que exige que cada palabra del documento original sea traducida al idioma meta, manteniendo el orden y estructura, sin omisiones ni interpretaciones.
Affidavit of Accuracy: Declaración jurada o certificado de exactitud que firma el traductor.
Sworn Translator (Traductor Jurado/Público): Profesional habilitado por un gobierno o colegio oficial para realizar traducciones con validez legal oficial en su país de origen.
Source Document: El documento original (en español) que se va a traducir.
Target Language: El idioma al cual se traduce el documento (generalmente inglés para EE. UU.).
NACES: Asociación Nacional de Servicios de Evaluación de Credenciales, organización que agrupa a las agencias evaluadoras privadas más prestigiosas de EE. UU.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Puede traducir mis documentos un profesor de inglés de mi universidad? Técnicamente, si domina ambos idiomas, podría hacerlo, pero no es recomendable para WES ni NACES. Las agencias prefieren traductores profesionales independientes o empresas de traducción para evitar conflictos de interés y asegurar estándares de formato. Además, el profesor debe estar dispuesto a firmar un Certificate of Accuracy formal con sus datos de contacto, algo que no todos quieren hacer.
¿Necesito apostillar la traducción? Generalmente no. Para Estados Unidos, la Apostilla de La Haya se requiere sobre el documento original público (el título o notas emitidos por la universidad/ministerio) para darle validez internacional. La traducción en sí misma rara vez requiere apostilla para fines académicos; basta con la certificación del traductor. Sin embargo, verifica siempre con la institución receptora.
¿Qué pasa si mi universidad emite los documentos en inglés y español (bilingües)? ¡Excelente noticia! Si tu universidad emite el transcript directamente en inglés o en formato bilingüe, no necesitas contratar una traducción externa. WES y las agencias NACES aceptan los documentos en inglés emitidos por la propia institución académica.
¿Cuánto cuesta una traducción certificada para WES? Los precios varían enormemente. En Latinoamérica, un traductor puede cobrar por documento o por palabra, resultando a menudo más económico (entre $20 y $50 USD por página dependiendo del país). Las agencias en EE. UU. suelen cobrar entre $40 y $80 USD por página. Pide siempre un presupuesto cerrado antes de comenzar.
¿Debo traducir el plan de estudios (syllabus) completo? Para una evaluación estándar de credenciales, normalmente solo se pide el certificado de notas y el título. Sin embargo, si la universidad de destino quiere evaluar el contenido específico de tus materias para transferir créditos (convalidación), podrían pedirte la traducción de los programas de estudio. Esto es mucho más costoso y extenso; hazlo solo si te lo solicitan explícitamente.
Bibliografía
“The ATA Certified Translation Guide” – American Translators Association. Guía fundamental sobre qué constituye una traducción certificada en EE. UU.
“International Education Guide: For the Assessment of Education from Latin America” – NAFSA. Manual de referencia para evaluadores que explica cómo interpretar documentos latinos.
“WES International Credential Evaluation: A Guide for Candidates” – Publicación oficial de World Education Services. Documentación técnica sobre los requisitos de WES.
“Translation as a Profession” – Roger Chriss. Libro útil para entender los estándares profesionales y éticos de la traducción.
“A Guide to Educational Systems Around the World” – NAFSA. Ayuda a entender por qué la literalidad es clave al comparar sistemas educativos.